Plánování akcí aneb, jak naplánovat neodolatelnou událost?

1Plánujte s předstihem

Plánování akcí je vlastně takovou malou zkouškou z projektového managementu. Ale neděste se! Základem je alespoň hrubá příprava rozpočtu, určení cílové skupiny hostů a včasné zajištění nejdůležitějších částí akce. Dejte si pozor na termíny akcí. Třeba první červnový víkend je pro plánování akcí doslova děsivý aneb tak to dopadne, když v jednom dni naplno ožívají kulturní akce nebo pivní slavnosti, ale i po květnovém půstu natěšení svatebčané a dětičky, oslavující Den dětí.

2Nejdůležitější součástí plánované akce jsou návštěvníci

Plánování akcí je také o trpělivosti. O trpělivosti s potenciálními hosty a návštěvníky. Proto je při plánování akcí důležité, vymyslet originální a chytlavé pozvánky. Dejte o sobě vědět! Ovšem, zvete-li příchozí přes sociální sítě, počítejte s tím, že přijde desetina pozvaných. Na plánovanou kulturní akci nedorazí přátelé a kamarádi, kteří vám dali „lajk“ jenom proto, aby před vámi lépe vypadali. Zapomeňte také na osoby, které napsaly, „že možná dorazí.“ Raději zkuste najít vaši skutečnou cílovou skupinu a podle ní plánujte akci. Vytiskněte pozvánky a plakáty. Před e-mailingem dejte přednost kouzlu vaší osobnosti a pozvěte návštěvníky osobně.

3Nezapomeňte na pořádnou zábavu

Je jedno, jestli pořádáte kulturní akce, domácí pařbu, velkou party nebo vesnickou zábavu. Ve všech případech se všichni budou ptát, co na plánované akci uvidí? Využijte proto kreativitu. V dnešní době plné možností není problémem, pozvat na akce skupinu komiků, artistů se světelnými tyčemi, bubeníky. Jednoduše tedy do plánování akcí zapojte i svou fantazii.

4Nekouřit je IN, ale…

… ale přesto je dobré, vyhovět všem přáním vašich návštěvníků. Zapomeňte na trapné paravany, oddělující kuřácké a nekuřácké části. Nekuřácká chill – out zóna s vegetariánskými specialitami bude skvělou alternativou, kterou ocení nejenom hypsterky a hypsteři. Detaily rozhodují! Naslouchejte svým cílovým skupinám. Díky plánování akcí třeba rozhodnete o příštích návštěvách vašich kulturních akcí. Detailem, představujícím pomyslný sladký jazýček na misce vah může být například ledový bar, netradiční skleničky v podobě vydlabaných okurek, nabídka exotických jídel či nápojů, pestrá výzdoba sálu, jednotný vizuál hostesek i bezpečnostní služby atd.

510 dobrých důvodů, nač myslet při plánování akcí:

1. Plánujte akce s předstihem
2. Pro bezproblémové plánování akcí je důležitá příprava rozpočtu
3. Stanovte si cílové skupiny, které na akce dorazí, a naslouchejte jim
4. Vašim cílem by měli být spokojení návštěvníci
5. Pozvánky ze sociálních sítí fungují jenom částečně
6. Originální plakát a osobní pozvání jsou nejlepší reklamou nejenom na kulturní akce
7. Využijte vaši fantazii a připravte nezapomenutelný program
8. Plánování akcí je o kompromisech. Ovšem snažte se svým návštěvníkům vyhovět
9. Myslete na detaily. Plánování akcí bývá i plánováním detailů
10. Myslete pozitivně. Díky plánování akcí předejdete nečekaným starostem

Sami vidíte, že plánování akcí je souborem činností a myšlenek, jenž nám v ideálním případě zajistí bezproblémové konání akce. Každopádně nás ale psychicky připraví na možné scénáře a případné problémy, což představuje přidanou hodnotu, která je k nezaplacení.