Ať už připravujete nezapomenutelnou party, kulturní akci, ples, výstavu nebo koncert určitě bude plánování akcí jednou z vašich prvních myšlenek. Poradíme vám, jak takovéto akce plánovat a přitom se nespálit. Dozvíte se, jak předejít trapným situacím a jak na akci dostat co nejvíce návštěvníků. Pojďme do toho!
Plánování akcí je vlastně takovou malou zkouškou z projektového managementu. Ale neděste se! Základem je alespoň hrubá příprava rozpočtu, určení cílové skupiny hostů a včasné zajištění nejdůležitějších částí akce. Dejte si pozor na termíny akcí. Třeba první červnový víkend je pro plánování akcí doslova děsivý aneb tak to dopadne, když v jednom dni naplno ožívají kulturní akce nebo pivní slavnosti, ale i po květnovém půstu natěšení svatebčané a dětičky, oslavující Den dětí.
Plánování akcí je také o trpělivosti. O trpělivosti s potenciálními hosty a návštěvníky. Proto je při plánování akcí důležité, vymyslet originální a chytlavé pozvánky. Dejte o sobě vědět! Ovšem, zvete-li příchozí přes sociální sítě, počítejte s tím, že přijde desetina pozvaných. Na plánovanou kulturní akci nedorazí přátelé a kamarádi, kteří vám dali „lajk“ jenom proto, aby před vámi lépe vypadali. Zapomeňte také na osoby, které napsaly, „že možná dorazí.“ Raději zkuste najít vaši skutečnou cílovou skupinu a podle ní plánujte akci. Vytiskněte pozvánky a plakáty. Před e-mailingem dejte přednost kouzlu vaší osobnosti a pozvěte návštěvníky osobně.
Je jedno, jestli pořádáte kulturní akce, domácí pařbu, velkou party nebo vesnickou zábavu. Ve všech případech se všichni budou ptát, co na plánované akci uvidí? Využijte proto kreativitu. V dnešní době plné možností není problémem, pozvat na akce skupinu komiků, artistů se světelnými tyčemi, bubeníky. Jednoduše tedy do plánování akcí zapojte i svou fantazii.
… ale přesto je dobré, vyhovět všem přáním vašich návštěvníků. Zapomeňte na trapné paravany, oddělující kuřácké a nekuřácké části. Nekuřácká chill – out zóna s vegetariánskými specialitami bude skvělou alternativou, kterou ocení nejenom hypsterky a hypsteři. Detaily rozhodují! Naslouchejte svým cílovým skupinám. Díky plánování akcí třeba rozhodnete o příštích návštěvách vašich kulturních akcí. Detailem, představujícím pomyslný sladký jazýček na misce vah může být například ledový bar, netradiční skleničky v podobě vydlabaných okurek, nabídka exotických jídel či nápojů, pestrá výzdoba sálu, jednotný vizuál hostesek i bezpečnostní služby atd.
Sami vidíte, že plánování akcí je souborem činností a myšlenek, jenž nám v ideálním případě zajistí bezproblémové konání akce. Každopádně nás ale psychicky připraví na možné scénáře a případné problémy, což představuje přidanou hodnotu, která je k nezaplacení.
Maximální velikost nahrávaných souborů je 25MB
Chceš dokoupit prostor pro sdílení fotek a souborů ke stažení?100MB - 25,00 Kč
1000MB - 75,00 Kč